K žádosti o zápis je nutné přiložit originál nebo výstup z autorizované konverze dokumentů těchto dokladů:
- doklad o vlastnickém nebo jiném právu k objektu nebo prostorám, z něhož vyplývá oprávnění tento objekt nebo prostory užívat k poskytování služby péče o dítě v dětské skupině (v předmětu/účelu nájemní smlouvy je ze zákona vyžadováno „provozování dětské skupiny“. S ohledem na povinnost poskytovatele informovat rodiče i MPSV o ukončení činnosti dětské skupiny 3 měsíce předem – ve smyslu § 19 odst. 2 písm. d) a § 19 odst. 5, je vyžadováno, aby výpovědní doba u nájemní smlouvy byla nejméně 3 měsíce),
- doklad prokazující splnění požadavků požární ochrany zpracovaný osobou, které byla udělena autorizace pro požární bezpečnost staveb podle jiného právního předpisu /více zde/,
- závazné stanovisko krajské hygienické stanice (KHS) o splnění hygienických požadavků na stravování, prostory a provoz, v nichž bude poskytována služba péče o dítě v dětské skupině (je vyžadováno Závazné stanovisko KHS ve smyslu § 15 a § 16 odst. 4 písm. c) „o splnění hygienických požadavků na stravování, prostory a provoz, v nichž bude poskytována služba péče o dítě v dětské skupině“. Žádné jiné stanovisko KHS, např. stanovisko se změnou užívání prostor, kolaudační souhlas a souhlas s projektovou dokumentací nemůže být pro zápis do evidence dětských skupin MPSV akceptováno),
- smlouva o pojištění odpovědnosti za újmu nebo potvrzení o uzavření smlouvy o pojištění odpovědnosti za újmu, které vystaví pojišťovna (je vyžadováno „pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou při poskytování služby péče o dítě v dětské skupině“ ve smyslu § 12),
- v případě, že žadatel je fyzická osoba (občan ČR i cizinec) nebo právnická osoba se sídlem v zahraničí ve smyslu § 5a odst. 3, musí žadatel předložit výpis z rejstříku trestů, který nesmí být starší 3 měsíců, rámcový popis majetkového zajištění a financování poskytování služby péče o dítě v dětské skupině.